Mauvais Payeurs : Ma Technique de Recouvrement Gratuite (Cc)

A travers le récit d’une expérience personnelle, je te livre ici une méthode pour te faire payer par un client qui mettrait un peu trop de temps à honorer ta facture. Ce que j’appelle ma procédure gratuite de recouvrement s’applique principalement aux grands comptes et au sein desquels il est aussi possible de rencontrer un mauvais payeur. J’espère que cette solution se révèlera aussi efficace pour vous qu’elle a pu l’être pour moi !

Que risquez-vous d’apprendre ?

• Comment faire plier gratuitement et rapidement un mauvais payeur.
• Connaître les membres influents d’une organisation.
• Comment trouver les emails des employés ou du responsable d’une société.
• Comment réduire le bruit lors d’une recherche grâce aux opérateurs de recherche avancée Google.

SOS facture en souffrance

Cela fait plusieurs années que j’effectue une prestation annuelle pour le compte d’une société nationale, leader de son secteur, et avec laquelle je n’ai jamais rencontré de problème particulier concernant le paiement de mes honoraires. D’ailleurs, j’entretiens d’excellentes relations avec mon interlocutrice, la responsable du marketing digital de la société. Cependant, alors que je présente ma facture, cette fois, curieusement, je n’obtiens aucun retour de sa part. C’est en téléphonant au numéro figurant en signature des mails de mon contact que je m’aperçois que celui-ci n’est manifestement plus en poste. Je laisse naturellement un message à celle qui se présente comme la nouvelle responsable du marketing digital, et peu de temps après je me réjouis de recevoir un appel de sa part. Je lui explique la raison de cette prise de contact, et nous convenons que je lui adresse ma facture, ainsi que, sur ma proposition, la correspondance que j’entretenais avec la personne qui occupait précédemment son poste.

Après environ deux semaines de relances par email puis par téléphone, j’obtiens enfin de mon interlocutrice que la facture est validée et que celle-ci est adressée à la comptabilité. Mais trois semaines après cette annonce, toujours aucune nouvelles du règlement. Plop! C’est particulièrement agaçant quand je sais que d’une part ma prestation est irréprochable et que d’autre part mon client possède largement les moyens de payer mes honoraires. La société nationale génère un chiffre d’affaire de près de 40 millions d’euros, quand la holding qui la contrôle pèse elle un bon milliard et demi. J’imagine que le fait que je ne sois toujours pas payé ne vient pas d’un problème de trésorerie mais soit d’un laxisme patent de mon interlocutrice, soit d’une vilaine pratique consistant à réaliser des économies en décourageant les prestataires, les fournisseurs… de récupérer leur argent.

L’ultime relance

Plusieurs relances par emails et une dizaine d’appels (sans réponse) plus tard, je tente une ultime relance par courrier électronique, bien décidé à récupérer mon argent et surtout, cesser de perdre mon temps en relances inutiles. Nous sommes le 27 mai 2019, et il est 16h48.

Le même jour à 18h22, soit moins de deux heures après ma dernière relance je reçois la copie d’un email adressé au service comptabilité de la société nationale.

Et moins de quinze jours plus tard, je constate que mon compte bancaire est enfin crédité de la somme que je réclamais depuis plusieurs mois.

Alors comment un email, certes ferme, mais en apparence inoffensif, permet de débloquer une situation gelée depuis plusieurs mois ? Comme promis, je vous livre l’explication.

Identifier les membres influents de l’organisation

Avant d’envoyer ce courrier, je me dis que si je n’ai pas forcément intérêt à afficher publiquement mon client pour le pousser à payer, à cause du risque de me voir reprocher de le diffamer, je peux en revanche peut-être bousculer les choses de l’intérieur. J’effectue des recherches sur le Web afin de découvrir quels sont les membres influents de l’organisation ; toute personne appartenant à la direction, au top management… ainsi qu’à la direction des ressources humaines. J’utilise naturellement Google Search. Et, directement ou non, LinkedIn, ainsi que plusieurs sites web publiant des informations sur les sociétés. Voici par exemple les requêtes que j’utilise au sein du moteur de recherche Google :

• ceo+[Nom d’une des sociétés]
• directeur+[Nom d’une des sociétés]
• drh+[Nom d’une des sociétés]
• “hr manager” intext:[Nom d’une des sociétés]

L’utilisation d’opérateurs de recherche avancée Google, comme les quotes (guillemets) ou intext: facilite la recherche en réduisant sensiblement le bruit. En seulement quelques minutes, j’identifie le CEO de la holding, et des personnes normalement encore en charge des ressources humaines au sein de la société nationale mais aussi de la maison mère.

Composer les adresses emails

Avec les prénoms et les noms des personnes identifiées, je compose ce que je pense pouvoir être leurs adresses email en prenant comme modèle l’adresse de mon contact dans l’entreprise, en l’occurence [Prénom].[Nom]@example.com.

Mise en copie, envoi et vérification

Les adresses électroniques supposées des membres influents de l’organisation en ma possession, je les ajoute dans le champ de mise en copie (Cc) de l’email que je m’apprête à envoyer à mon contact. Parce qu’une partie des co-destinataires du courrier de relance ne parlent sans doute pas français, j’adapte le titre en conséquence, le traduisant en partie en anglais, en plus de rendre bien visible le caractère urgent du message via l’emploi de texte en haut de casse et placé entre crochets.

[REMINDER FOR UNPAID INVOICE] Facture pour xxxxxxxxxxxx et xxxxxxxxxxxx / Invoice for xxxxxxxxxx and xxxxxxxxxx [RELANCE]

Quelques minutes à peine après l’envoi, mon client de messagerie me renvoie plusieurs emails intitulés Undelivered Mail Returned to Sender avec dans le corps du courrier, le message suivant :

I’m sorry to have to inform you that your message could not be delivered to one or more recipients.

En clair, plusieurs envois issus de la mise en copie n’ont tout bonnement pas abouti, et pour chaque message de ce type que je reçois, je peux prendre connaissance de l’adresse que je n’ai pu joindre. Les raisons qui ont conduit au rejet de mon message peuvent être de différentes natures ; adresses erronées, adresses plus en usage (le destinataire n’étant peut-être plus en poste)…

Dans la floppée de messages de rejet que je reçois, je remarque une absence notable. Celle du courrier mentionnant l’adresse supposée  du CEO. Bingo ! La mise en copie la plus importante a elle abouti. Sur le coup, je me dis que c’est ce qui va pousser mon mauvais payeur de contact à réagir rapidement, mais après réflexion, je me dis que même si cette mise en copie n’avait pas abouti, celle-ci aurait pu avoir un effet tout aussi positif. En effet, qui voudrait courir le risque de se voir ainsi afficher en interne ?

Voilà comment faire plier un contact client qui renonce à payer le montant de votre prestation. Naturellement, il ne faudra pas compter sur cette technique si votre interlocuteur est aussi dirigeant de l’entreprise, c’est la raison pour laquelle j’annonce dès le début de l’article que cette méthode s’appliquer plutôt aux grands comptes.

Une procédure gratuite de recouvrement

J’ai transposé les points remarquables de mon expérience en conseils, que vous pourrez consulter et surtout suivre si vous êtes victimes d’impayés et que voulez appliquer la technique de recouvrement expliquée dans cet article.

1. Effectuer les relances de rigueurs.
   1. Les relances sont de plus en plus rapprochées.
   2. Les relances sont de plus en plus intrusives ; email, puis téléphone, puis éventuellement déplacement.
2. Donner un ultimatum par écrit.
   1. Contenu du message
      1. Le ton du message est ferme.
      2. Un bref récit des faits pour rappeller les responsabilités et justifier le ton du message.
      3. Le délai de l’ultimatum est raisonnable.
      4. L’ensemble des éléments nécessaires au règlement est rappelé dans l’écrit.
      5. Le message fait mention de la reconnaissance de la dette par le client.
   2. Mise en copie
      1. Identifier les membres influents de l’organisation.
      2. Identifier le motif de construction des emails en usage dans l’organisation.
      3. Reconstituer les emails des membres influents de l’organisation.
      4. Effectuer la dernière relance en mettant les adresses reconstituées dans le champ Cc.

Comment gère-tu les impayés… sans payer ?

Impayé rime souvent avec lettre recommandée, voire avec société de recouvrement. Mais si tu as utilisé un moyen gratuit de te faire payer ton dû, voire si tu as pu mettre en application la technique décrite dans cet article, n’hésite pas à partager ton expérience via les commentaires !